Control de caducidades en Excel: lo que cuesta cada lote vencido

“Me di cuenta de que estaba caducado cuando el cliente me lo regresó.” Es una frase que he escuchado, con variaciones, de dueños de abarroteras, farmacias y distribuidoras de alimentos. Casi siempre viene seguida de otra: “y eso que sí llevamos el inventario en Excel”.

Ahí está el detalle. El Excel dice cuántas piezas hay, pero no dice cuándo vence cada una. Aquí te explico por qué la hoja no alcanza para las caducidades, cuánto cuesta en pesos descubrir tarde lo vencido y cómo se lleva el control por lote sin complicarse.

Por qué Excel no ve las caducidades

No las ve porque la hoja típica tiene un renglón por producto, y la caducidad no pertenece al producto: pertenece a cada lote que entró. El mismo yogur, el mismo antibiótico o la misma bolsa de botana puede estar en tu bodega con tres fechas distintas al mismo tiempo.

Un lote es un grupo de productos que entran juntos y comparten características, como la fecha de vencimiento (Pulpos). Para que la hoja lo refleje, cada entrada tendría que ser un renglón aparte, y cada venta tendría que descontarse del renglón correcto. Nadie hace eso a mano con cientos de productos y un mostrador lleno.

Lo que pasa en la práctica:

• Columna de caducidad única. Se captura la fecha del primer lote y se queda ahí, aunque ese lote ya se haya vendido y el que está en el anaquel sea otro.
• Entradas sin fecha. Llega el pedido, se suma la cantidad a la existencia y la fecha impresa en la caja nunca llega a la hoja.
• Salidas sin lote. El punto de venta descuenta piezas, no lotes. Si el empleado tomó la caja nueva de enfrente y dejó la vieja atrás, la hoja no se entera.

No es un problema raro. El 76.3 % de las pymes mexicanas usa Excel para su gestión y apenas 13 % tiene un software de inventarios (ASEM y Siigo Aspel, 2026). La mayoría de los negocios que manejan perecederos está llevando caducidades con una herramienta que no fue hecha para eso.

Cuánto cuesta en pesos

Cuesta el producto completo, no el margen. Cuando una pieza caduca pierdes lo que pagaste por ella, y para reponer ese dinero tienes que vender varias piezas más solo para quedar igual.

Hay una referencia pública. En el Censo Nacional de Mermas de la ANTAD, las cadenas afiliadas reportaron una merma de 1.08 % del total de sus ventas en 2021, contra 1.24 % en 2020, y el departamento con mayor merma fue farmacia (ANTAD). Esa cifra incluye toda la merma, no solo la caducidad, y viene de cadenas con sistemas, auditorías y personal dedicado a cuidarla. Tómala como piso, no como promedio de un negocio que opera con libreta y hoja.

Esta tabla es solo aritmética: ese 1.08 % aplicado a distintos niveles de venta.

El mismo censo trae otro dato que importa: cuando se les preguntó a qué atribuyen la merma que no pueden explicar, entre 35 % y 40 % de los asociados señaló fraudes del proveedor y errores administrativos (ANTAD). Es decir, una parte grande de lo que se pierde no se roba ni se rompe: se pierde en el registro.

Y no es solo tu negocio. En México se pierden o desperdician más de 30 millones de toneladas de alimento apto para consumo al año, y 20.4 millones de esas toneladas se pierden en la cadena antes de llegar a los hogares (Red BAMX, vía Expansión, 2026). Bodegas, distribuidoras, tiendas y cocinas son parte de esa cadena.

El costo que no aparece en la merma

El costo más caro no es lo que tiras, es lo que vendes vencido. Un cliente que se lleva un producto caducado rara vez reclama dos veces: simplemente cambia de tienda.

También hay un riesgo legal. Las sanciones de la Ley Federal de Protección al Consumidor se actualizaron para 2026 y van desde 380.44 pesos hasta 12.78 millones en los casos más graves, según la infracción (acuerdo de Profeco, vía Calatrava Consultores). No hace falta llegar al extremo para que una visita de verificación con producto vencido en el anaquel salga más cara que todo el orden que te faltó poner.

Por qué se vence lo que sí se vende

Se vence porque sale primero lo que está más a la mano, no lo que caduca antes. Un producto de buena rotación también genera merma si el lote viejo se queda al fondo.

Las tres causas que más veo:

1. Se acomoda lo nuevo enfrente. Llega el pedido, hay prisa, y las cajas nuevas tapan a las anteriores. La regla de primeras caducidades, primeras salidas existe en el papel, pero nadie puede verificarla sin mover todo.
2. Se compra sin ver fechas. El reorden se decide por cantidad: “quedan pocas, pide más”. Nadie ve que de esas pocas, la mitad vence en dos semanas, ni que el proveedor entregó un lote con fecha corta.
3. El conocimiento está en una persona. El encargado sabe qué hay que sacar primero. El día que falta, nadie sabe qué hay ni qué urge.

Cómo se lleva el control por lote

Se lleva registrando la fecha al recibir y dejando que el sistema decida de dónde sale cada pieza. No es una hoja más grande: es cambiar la unidad de registro, del producto al lote.

• Entrada con lote y fecha. Al recibir se captura producto, cantidad, lote y caducidad. Con lector de código o desde el celular toma segundos por caja.
• Salida sugerida. Al surtir un pedido o reponer anaquel, el sistema indica qué lote sacar: el que vence primero.
• Lista de próximos a vencer. Cada semana, un reporte de lo que caduca en 30, 60 y 90 días, con existencia y valor en pesos. Es la lista que hoy no tienes.
• Acciones con tiempo. Con 60 días de margen puedes poner promoción, moverlo a otra sucursal, negociar devolución con el proveedor o donar. Con dos días solo puedes tirarlo.
• Compras con fechas a la vista. El reorden automático considera lo que realmente es vendible, no solo lo que hay.

Qué se hace primero (y qué no)

Primero se ordena el catálogo, después se registran los lotes. Si tu lista de productos tiene códigos repetidos o presentaciones mezcladas, ponerle lotes encima solo multiplica el desorden. Es una de las señales de que el catálogo ya no cabe en Excel, y se agrava cuando hay variantes por presentación o tamaño.

El orden que funciona:

1. Diagnóstico. Cuánto se venció en los últimos meses, en qué familias y por qué. De ahí sale el costo real en pesos.
2. Un código por producto y presentación. Sin eso, el lote no tiene de dónde colgarse.
3. Captura en la recepción. El único momento en que la fecha está a la vista y alguien tiene la caja en la mano.
4. Reporte semanal de próximos a vencer. Es lo primero que devuelve dinero.
5. Sistema completo. Inventario por lote conectado con compras y pedidos, si el volumen lo pide.

No todos necesitan llegar al paso 5. Si manejas pocas decenas de productos con caducidad larga, una hoja con un renglón por entrada y un filtro por fecha puede bastar. Y tampoco es un problema que se arregle con inteligencia artificial: no necesitas más herramientas, necesitas mejores sistemas. Si la fecha nunca se capturó, no hay modelo que la adivine.

Un ejemplo situado en Xalapa

Piensa en una distribuidora de abarrotes y lácteos en Xalapa que surte a tienditas, cafeterías y cocinas económicas de la ciudad y de Coatepec. Recibe producto de varios proveedores cada semana, tiene una bodega con cámara fría y dos repartidores.

Hoy, el inventario vive en una hoja con existencias por producto. Las fechas se revisan “cuando hay tiempo”, que suele ser cuando alguien encuentra una caja vencida al fondo de la cámara. Para entonces ya no hay nada que hacer, y a veces una parte de ese lote ya salió en la ruta.

Con control por lote, quien recibe captura la fecha al bajar el producto. Al armar la ruta, la lista de surtido indica de qué lote tomar. Y cada lunes el dueño ve qué vence en las próximas semanas: decide a qué clientes ofrecerlo con descuento antes de que sea merma. El producto es el mismo y la bodega también. Lo que cambió es que la fecha dejó de estar solo en la caja.

Siguiente paso

Si te enteras de lo vencido cuando ya está en el anaquel, el problema no es el empleado que acomodó mal: es que la fecha no está registrada en ningún lado. Antes de comprar un sistema, conviene saber cuánto se te está venciendo y en qué punto se pierde la información. Eso es lo que hago en un diagnóstico: mapa de la operación, cuello de botella, impacto en pesos y qué conviene resolver primero.

Agenda un diagnóstico por WhatsApp y cuéntame cómo recibes y surtes hoy. Trabajo con negocios de Xalapa, Boca del Río, Puebla y, de forma remota, de todo México.

Jahziel Cabrera · Desarrollador de software en Xalapa, Veracruz

Más de 6 años creando páginas web, chatbots de WhatsApp y software a la medida para negocios de Xalapa, Puebla y todo México. Físico por la Universidad Veracruzana, primer lugar del Datatón Anticorrupción 2022 (Sistema Nacional Anticorrupción) y coinventor de un dispositivo con registro ante el IMPI. Lo que escribo aquí sale de proyectos reales. Conóceme.