Avisos antes de que venza, salida obligada por el lote más próximo, equivalencias entre marcas y sugerencia de compra que considera lo que ya viene en camino. Para cuando un producto dejó de caber en una fila de Excel.
Hay un momento en que el inventario deja de ser una lista. Pasa cuando el mismo producto existe en cuatro lotes con cuatro fechas de caducidad, cuando el cliente pide una pieza por el código de otra marca, o cuando hay que saber de qué lote salió lo que se vendió hace tres meses porque el proveedor levantó una alerta.
En ese punto la hoja de cálculo no se vuelve incómoda: se vuelve peligrosa. Porque sigue dando un número, y el número se ve bien, pero ya no corresponde a lo que hay en el anaquel. La merma aparece al final, cuando alguien encuentra una caja vencida al fondo, y para entonces el dinero ya se perdió hace semanas.
Soy Jahziel Cabrera, desarrollador de software. Construyo sistemas de inventario sobre cómo opera tu negocio, con tus reglas de caducidad y tus excepciones. Si quieres ver el problema desarrollado antes de hablar conmigo, está en control de caducidades en Excel.
Lo que un inventario de lista plana no puede hacer.
Cada entrada con su lote y su fecha. La existencia deja de ser un número suelto y pasa a saber de qué lote es y cuándo vence.
El margen lo defines por producto, porque un medicamento y un lácteo no se avisan igual. Avisar el día que vence no sirve de nada.
El sistema indica de qué lote surtir, para que no pase lo de siempre: se toma lo del frente y lo viejo se queda al fondo.
El cliente busca con el código que trae y el sistema le dice qué pieza equivalente tienes. La venta deja de depender de la memoria del mostrador.
Qué comprar considerando existencia, lo que ya viene en camino, la venta por semana y el tiempo de tu proveedor. La orden la autorizas tú.
Cada una captura lo suyo, la dirección ve el total y los traspasos quedan registrados, no en papel.
Donde el lote y la fecha deciden si ganas o pierdes.
| Giro | Lo que más duele |
|---|---|
| Farmacias y distribución de medicamentos | Caducidades por lote y trazabilidad cuando hay una alerta del fabricante |
| Alimentos y abarrotes | Merma por producto que se quedó al fondo y rotación por fecha |
| Refaccionarias y ferreterías | Equivalencias entre marcas y la misma pieza con varios códigos |
| Distribuidoras con bodega y ruta | Existencia que no cuadra entre bodega, sucursal y camioneta |
| Equipo con número de serie | Saber a quién se le vendió cada serie, para garantías |
| Agroindustria y empaque | Lote de origen y trazabilidad hacia el cliente final |
Si lo tuyo son las garantías por número de serie, el caso está en garantías sin historial. Y si vendes por pieza lo que compras por caja, en compras por caja y vendes por pieza.
Si reconoces tres o más, ya estás pagando merma que no ves.
Si el inventario vive repartido entre sucursales, está en inventario de dos sucursales en Excel. Y si todo depende del almacenista, en si falta el almacenista nadie sabe qué hay.
Por etapas, sin parar la operación.
Voy a tu almacén y veo cómo entran, se acomodan y salen los productos hoy. De ahí salen las reglas, no de un manual.
Claves, presentaciones, unidades y equivalencias. Es el paso que más se salta y el que más proyectos tumba.
Un conteo inicial con lote y fecha. Sin esto el sistema arranca mintiendo y nadie vuelve a confiar en él.
El sistema corre junto a la hoja hasta que los números coinciden. Nadie apaga Excel de golpe.
Una vez que el inventario es confiable, se agregan compras, traspasos y el resto de las sucursales.
Lo que me preguntan antes de arrancar.
Porque un producto deja de ser una fila. La misma clave existe en cuatro lotes con cuatro fechas distintas, y cada venta tiene que salir del lote correcto. En una hoja eso significa duplicar filas, arrastrar fórmulas y confiar en que nadie ordene la tabla mal. Funciona hasta que alguien filtra, copia y pega, y a partir de ahí el inventario miente sin que nadie lo note.
Sí, y con el tiempo que tú definas, que no es el mismo para todos los productos: un medicamento con noventa días de margen no se maneja igual que un lácteo con cinco. El aviso sirve para decidir a tiempo, que es lo único que convierte una merma en una promoción. Avisar el día que vence no sirve de nada.
Sí, y es la regla que más merma evita. El sistema sugiere o impone el lote que debe salir, para que no pase lo de siempre: el almacenista toma lo que está al frente y lo viejo se queda al fondo hasta que ya no sirve. Si en tu operación hay excepciones legítimas, se contemplan, pero quedan registradas con quién las autorizó.
Sí, y es uno de los casos donde más se nota. El cliente busca con el código que trae, aunque sea de otra marca, y el sistema le dice qué pieza equivalente tienes. Sin eso, la venta depende de que el mostrador se acuerde de la equivalencia, que en la práctica significa que depende de una persona.
Se pueden sugerir solas, que es distinto y es lo que recomiendo. El sistema calcula qué comprar considerando existencia, lo que ya viene en camino, lo que se vende por semana y el tiempo que tarda tu proveedor. La orden la autorizas tú. Automatizar la sugerencia quita el trabajo; automatizar la compra completa quita el criterio, y en compras el criterio todavía vale.
Sí. Cada una captura lo suyo y la dirección ve el total consolidado, con traspasos registrados y existencia por ubicación. Lo difícil no es la tecnología, es acordar cómo se nombra cada producto en todas las sucursales, porque normalmente cada una tiene su propia forma de llamarlo. Ese trabajo se hace antes de migrar.
Si permiten leer y escribir, sí, y entonces lo que se vende descuenta del lote correcto sin que nadie lo capture. Si no lo permiten, hay caminos intermedios. Lo reviso antes de prometer nada, porque de eso depende si el inventario refleja la realidad o solo lo que alguien alcanzó a teclear.
Un módulo de inventario con lotes y caducidades se mide en semanas. Si además lleva compras, varias sucursales y conexión con tu punto de venta, en meses. Se cotiza por alcance, y después del levantamiento te entrego una propuesta por escrito con etapas y lo que incluye cada una, sin compromiso.
No publico tarifas porque dos sistemas con el mismo nombre pueden tener alcances muy distintos. Para entender cuándo conviene dar el paso, lee siete señales de que tu catálogo ya no cabe en Excel.
Por dónde seguir según tu caso.
Cuéntame qué manejas y cómo lo controlas hoy. Te digo si necesitas un sistema con lotes y caducidades, si basta con ordenar lo que ya tienes, o si tu volumen todavía no lo justifica.