“Tengo la bodega llena y no tengo dinero.” Me lo dijo el dueño de una ferretería, y es una de las frases que más escucho en negocios que venden bien. Los anaqueles están a tope, el proveedor ya quiere su pago y en la caja no alcanza. Cuando le pregunté qué productos llevaban meses sin venderse, me contestó lo que contesta casi todo el mundo: “pues más o menos sé, pero no te puedo decir cuáles”.
Ese “más o menos” cuesta. La mercancía que no se mueve no es dinero guardado: es dinero que se está gastando en espacio, en merma, en polvo y en el crédito que pagas para comprar lo que sí se vende. En este artículo te explico cuánto cuesta tener inventario parado, por qué un catálogo grande en Excel no te deja verlo y qué se hace para que cada mes sepas qué no rota.
Cuánto cuesta la mercancía parada
La mercancía sin rotación cuesta cada año entre 15 % y 30 % de su valor (Zoho, guía de costo de mantener inventario). Ese porcentaje junta varias cosas que en el día a día no se ven como gasto:
- Dinero inmovilizado. Lo que pagaste por esas cajas no lo puedes usar para surtir lo que sí sale. Si lo cubres con crédito, la tasa de referencia de Banxico está en 6.50 % (Bloomberg Línea, junio 2026), y el crédito que le dan a una pyme siempre sale más caro que esa tasa.
- Espacio. Cada metro de anaquel ocupado por algo que no sale es un metro que no tienes para lo que sí. Si rentas bodega, lo pagas en pesos cada mes.
- Merma y obsolescencia. Lo que se maltrata, se caduca, pasa de moda o queda fuera de modelo. En refacciones y electrónica, una pieza que no se vendió este año vale menos el próximo.
- Tiempo. Contar, mover y acomodar mercancía que no se vende es trabajo pagado que no produce nada.
A escala grande el problema se mide en billones: el exceso de inventario representa 34.4 % de lo que pierde el comercio mundial por tener inventario de más o de menos, pérdidas que en total equivalen a 6.2 % de las ventas (IHL Group, vía Retail Insight Network, 2026). En un negocio de 15 personas no se nota como cifra global, se nota como bodega llena y caja vacía.
Tabla: lo que cuesta al año según cuánto tengas parado
Esta tabla es un cálculo de ejemplo, no de ningún cliente. Usa el rango de 15 % a 30 % anual y supone mercancía que lleva más de 90 días sin venderse.
| Mercancía sin rotación | Costo anual al 15 % | Costo anual al 20 % | Costo anual al 30 % |
|---|---|---|---|
| $100,000 | $15,000 | $20,000 | $30,000 |
| $250,000 | $37,500 | $50,000 | $75,000 |
| $400,000 | $60,000 | $80,000 | $120,000 |
| $800,000 | $120,000 | $160,000 | $240,000 |
Si vendes productos perecederos, de temporada o que cambian de modelo cada año, tu porcentaje está más cerca del 30 %. Si vendes tornillería que no caduca y la bodega es tuya, más cerca del 15 %. En los dos casos, el número que importa no es el porcentaje: es cuánto tienes parado, y eso casi nadie lo sabe.
Por qué no sabes qué productos no se mueven
No lo sabes porque tu catálogo no guarda la fecha de la última venta de cada producto. Guarda nombre, precio y, con suerte, existencia. Para saber qué no rota necesitas cruzar cada código con su historial de salidas, y eso es justo lo que un Excel con cientos o miles de renglones hace mal.
En México, 76.3 % de las pymes usa Excel como herramienta principal y solo 13 % usa software para gestionar inventarios (ASEM y Siigo Aspel, vía Consumotic, 2026). No es que Excel no pueda calcular la última venta; es que en la práctica las ventas no llegan a la hoja de forma ordenada:
- Las ventas viven en otro lado. En la libreta del mostrador, en el WhatsApp del vendedor o en el sistema de caja, que no se cruza con el archivo del catálogo.
- Un producto tiene tres nombres. “Cinta aislar 3M”, “cinta de aislar negra” y “CINTA 3M 19mm” son el mismo producto, y la hoja los ve como tres. Uno se vende y los otros dos parecen muertos, o al revés. Lo expliqué en 7 señales de que tu catálogo ya no cabe en Excel.
- La unidad no cuadra. Compras por caja y vendes por pieza, así que la existencia del Excel nunca coincide con la de la bodega. Ese descuadre lo traté en compras por caja y vendes por pieza.
- Nadie tiene tiempo de revisarlo. Aunque los datos existan, armar el reporte toma una tarde, y la tarde nunca llega.
El error que más cuesta: recomprar lo que no se vende
El costo grande no es la mercancía que ya está parada, es la que vuelves a comprar. Cuando el pedido al proveedor se arma “como siempre”, por memoria o copiando el pedido del mes pasado, los productos lentos se siguen pidiendo aunque haya cajas en la bodega.
Pasa así: el proveedor ofrece descuento por volumen, el encargado no sabe que todavía quedan dos cajas atrás de la mercancía nueva y pide otras tres. El dinero que debió ir a lo que se agota cada semana se va a lo que se va a quedar seis meses. Y lo que sí se vende se termina, como conté en pedido surtido a medias.
Comprar barato no sirve si no se vende. Un descuento de 10 % por comprar el doble se pierde en cuanto la segunda mitad pasa un año en la bodega. Con un costo de mantener inventario de 20 % anual, ese “ahorro” sale caro.
Ejemplo: una ferretería en Xalapa
Imagina una ferretería en Xalapa con dos mostradores, un encargado de bodega y unos dos mil productos en una hoja de Excel. Vende bien: material eléctrico, plomería, tornillería, pintura. Pero cada temporada de lluvias el dueño pide impermeabilizante de más, y cada fin de año sobran luces navideñas de modelos que ya nadie busca.
Nadie lo hace mal a propósito. El catálogo dice cuánto hay, no cuándo se vendió por última vez. El encargado ve existencia y no sabe si es existencia sana o existencia muerta. El dueño ve la cuenta del proveedor y no sabe de qué productos viene.
Si esa ferretería tuviera 250 mil pesos en productos sin salida de más de 90 días, a un 20 % anual estaría gastando unos 50 mil pesos al año en mercancía que nadie compra. No porque alguien lo decidiera, sino porque nadie lo veía.
Qué se hace para verlo cada mes
Se registran dos fechas por cada código y se revisa una lista cada mes. No hace falta un sistema enorme para empezar, hace falta que cada venta y cada compra queden ligadas al mismo código.
| Paso | Hoy (sin control) | Con control de rotación |
|---|---|---|
| Venta | Se anota en libreta o chat, sin código | Se registra con código único y fecha |
| Compra | Se pide “como siempre” | Se pide viendo existencia y días sin venta |
| Revisión | Nunca, o en el inventario anual | Lista mensual de productos con más de 90 días sin salir |
| Decisión | La mercancía se queda | Se deja de recomprar, se arma paquete, se rebaja o se devuelve |
| Responsable | Nadie en particular | Una persona con fecha fija |
Con eso, cada mes alguien abre una lista con los productos ordenados por días sin venta y su valor en bodega. Esa lista es la que contesta “qué no se mueve” sin adivinar. Lo que sigue es decidir: dejar de pedirlo, armar paquetes con productos que sí rotan, ofrecerlo a clientes de mayoreo, rebajarlo con un tope claro o devolverlo al proveedor si el acuerdo lo permite.
Empieza por lo caro. No tienes que revisar los dos mil productos. Ordena por valor en bodega y revisa los 50 que más dinero tienen parado: ahí suele estar la mayor parte del problema.
Cuándo la hoja ya no alcanza
La hoja alcanza mientras una sola persona registra ventas y compras con el mismo código y alguien tiene tiempo de armar el reporte. Deja de alcanzar cuando el catálogo pasa de unos cientos de códigos, cuando venden varias personas o sucursales, o cuando las ventas llegan por mostrador, WhatsApp y tienda en línea al mismo tiempo. Ahí el reporte de rotación tiene que salir solo, a partir de las mismas ventas que ya se registran.
Es lo que se hace en un sistema donde ventas, compras e inventario comparten el mismo catálogo. En el ERP de Mahexa Forestal, por ejemplo, el control de inventario y los envíos viven en el mismo sistema que las cotizaciones y las órdenes de producción, en lugar de hojas sueltas y chats. En el catálogo de Mayoreo del Sur, una refaccionaria de Veracruz, cada pieza muestra existencia y precio al momento. Puedes ver ambos en proyectos.
Si quieres ver cómo se ligan las compras con la existencia, lo explico en automatización de inventarios y compras. Y si tu producto caduca, el problema se multiplica: lo cubrí en control de caducidades en Excel.
Lo que no conviene hacer
No conviene comprar un sistema de inventarios antes de limpiar el catálogo. Si un producto tiene tres nombres en la hoja, va a tener tres nombres en el sistema nuevo, y el reporte de rotación va a salir igual de mal. No necesitas más herramientas, necesitas mejores sistemas: primero un código único por producto, después las ventas ligadas a ese código, después el reporte.
Tampoco conviene rematar todo de golpe. Hay productos lentos que son necesarios (la refacción rara que te piden dos veces al año y por la que el cliente regresa). La lista mensual sirve para decidir producto por producto, no para vaciar la bodega.
Siguiente paso
Si tu bodega está llena y la caja no alcanza, el primer paso es saber cuánto dinero tienes parado y en qué productos. En un diagnóstico reviso cómo registras ventas y compras, qué tan limpio está tu catálogo y qué haría falta para que la lista de productos sin rotación salga sola cada mes, en una hoja ordenada o en un sistema.
Agenda un diagnóstico de tu operación por WhatsApp o lee cómo funciona el diagnóstico. Trabajo con negocios de la zona como sistemas ERP en Xalapa, software a la medida en Boca del Río y sistemas ERP en Puebla.
¿Tu negocio ya vende bien pero opera a mano? Empecemos por un diagnóstico: mapeo tu operación, encuentro el cuello de botella y te digo qué conviene automatizar primero.
Agendar diagnósticoQué incluyeFuentes
- Zoho Inventory: What is Inventory Carrying Cost? Definition, Significance, Formula
- Retail Insight Network: How overstock, stockouts, and returns cost retail $1.75tn (con datos de IHL Group, agosto 2026)
- Bloomberg Línea: Banxico mantiene la tasa de interés en 6.50 % mientras desacelera la inflación general (junio 2026)
- Consumotic: Excel, la herramienta de mayor uso entre las pymes (estudio ASEM y Siigo Aspel, 2026)
Jahziel Cabrera · Desarrollador de software en Xalapa, Veracruz
Más de 6 años creando páginas web, chatbots de WhatsApp y software a la medida para negocios de Xalapa, Puebla y todo México. Físico por la Universidad Veracruzana, primer lugar del Datatón Anticorrupción 2022 (Sistema Nacional Anticorrupción) y coinventor de un dispositivo con registro ante el IMPI. Lo que escribo aquí sale de proyectos reales. Conóceme.