Inventario de dos sucursales en Excel: lo que cuesta no ver la otra

“En la hoja decía que no había, y luego resultó que estaban en la otra sucursal.” Es una frase que escucho seguido de dueños de refaccionarias, ferreterías y distribuidoras que abrieron un segundo local. Lo que sigue casi siempre es lo mismo: el cliente se fue, y la pieza se quedó en un anaquel a quince minutos.

Abrir la segunda sucursal suele ser señal de que al negocio le va bien. El problema es que el inventario se sigue llevando como cuando había una sola: un Excel por local, o uno compartido que nadie actualiza a tiempo. Aquí te explico por qué la hoja deja de servir con dos ubicaciones, cuánto cuesta en ventas y compras, y cómo se lleva un inventario que sí ve las dos bodegas.

Por qué Excel no ve la otra sucursal

No la ve porque una hoja guarda lo que alguien capturó, no lo que está pasando. Con una sola tienda, el desfase se nota poco: el dueño ve el anaquel. Con dos, la hoja de la otra sucursal es lo único que tienes, y solo es cierta en el momento en que alguien la guardó.

Lo que pasa en la práctica:

• Un Excel por sucursal. Cada local lleva el suyo. Para saber si hay en la otra, alguien llama o manda WhatsApp, y espera a que le contesten.
• Un Excel compartido. Todos lo abren, nadie lo actualiza en el momento de la venta. Ya expliqué en otra pieza las formas en que se rompe un Excel compartido por WhatsApp; con dos ubicaciones se rompen todas al mismo tiempo.
• El total no existe. Nadie sabe cuántas piezas tiene el negocio, solo cuántas tiene cada local según su hoja.

No es raro. El 76.3 % de las pymes mexicanas usa Excel para su gestión y apenas 13 % tiene un software de inventarios (ASEM y Siigo Aspel, 2026). La mayoría de los negocios con dos locales está coordinando mercancía con una herramienta hecha para una persona en un escritorio.

El traspaso: donde se pierde la mercancía

El traspaso es el movimiento que más descuadra el inventario, más que las ventas. Mezcla prisa, confianza entre compañeros y cero papeles: “llévate cinco cajas de las nuestras, al rato lo anotamos”.

Un traspaso bien hecho son dos registros: la salida en la sucursal que envía y la entrada en la que recibe. Si se registra la salida y no la entrada, una tienda queda con menos de lo que tiene y la otra con más (Pulpos). Y si no se registra ninguna, las dos hojas mienten hasta el siguiente conteo.

Los tres errores que más veo:

1. Se mueve y no se anota. El repartidor pasa por la mercancía, la entrega, y nadie captura nada porque “es entre nosotros”.
2. Se anota en un solo lado. La matriz descuenta, la sucursal no suma. En el papel, la mercancía desapareció.
3. No hay estado “en camino”. Lo que va en la camioneta aparece como disponible en el origen, o en el destino antes de llegar. Alguien lo vende dos veces.

Cuánto cuesta en ventas

Cuesta la venta que se fue con la pieza en la otra bodega. Y el cliente que no regresa porque la última vez le dijeron que no había.

Los registros mal llevados son más comunes de lo que parece, incluso en empresas grandes. Un estudio con casi 370 mil registros de 37 tiendas de una cadena encontró que 65 % no coincidía con lo que había en el anaquel (DeHoratius y Raman, 2008). Otro, con siete cadenas europeas, encontró diferencias en cerca de 60 % de los productos, y al corregirlas las ventas subieron entre 4 % y 8 % (ECR Retail Loss, 2020). Esas cadenas tienen sistemas, auditores y una sola fuente de datos. Un negocio con dos Excel parte de peor lugar.

En México, Altavant Consulting estima que las imprecisiones de inventario cuestan cerca de 4 % de las ventas anuales, por productos que el sistema marca como disponibles cuando no lo están (Portal ERP, 2026). La tabla es solo aritmética: ese 4 % aplicado a distintos niveles de venta.

Y no todos los clientes esperan. En un barómetro de supermercados en España, cuando el producto no estaba, 48 % cambió de marca, 26 % aplazó la compra y 11 % se fue con la competencia (AECOC y NIQ, 2026). Eso es en el súper, donde casi siempre hay sustituto. En un mostrador, cuando la refacción o el material se necesita hoy, el cliente no aplaza el trabajo: compra en el local de enfrente.

Cuánto cuesta en compras

Cuesta comprar lo que ya tenías. Si la sucursal no ve la existencia de la matriz, pide al proveedor lo que bastaba con traspasar. Ese dinero queda parado en dos bodegas en vez de una.

Hay otros costos que no aparecen en la tabla:

• Horas de llamadas. Cada “¿tienes en tu bodega?” interrumpe a alguien que estaba atendiendo. Varias veces al día, en las dos sucursales.
• Conteos que no cuadran. Cuando por fin se cuenta, la diferencia no se puede explicar: no hay registro de qué se movió ni cuándo.
• Decisiones a ciegas. No sabes qué se vende en cada local, así que surtes igual a los dos aunque uno mueva el triple de cierta línea.

Excel por sucursal contra un solo inventario

La diferencia no es una hoja más grande. Es cambiar la unidad de registro: en vez de “cuánto hay de este producto”, el sistema guarda “cuánto hay de este producto en esta ubicación”, y cada movimiento entre ubicaciones queda escrito.

Cómo se lleva un inventario de varias ubicaciones

Se lleva con un solo catálogo, existencia por ubicación y traspasos con dos pasos. Todo lo demás se construye encima.

• Un solo catálogo. El mismo código para el mismo producto en todas las sucursales. Si hoy cada local nombra distinto la misma pieza, ese es el primer arreglo, y es una de las señales de que el catálogo ya no cabe en Excel.
• Existencia por ubicación. Al vender, el mostrador ve cuánto hay ahí y cuánto en la otra. Puede apartar o mandar traer en lugar de decir “no hay”.
• Traspaso con salida y entrada. Quien envía registra la salida; la mercancía queda en camino; quien recibe confirma la entrada. Si llega incompleta, se ve el mismo día.
• Compra después de traspasar. El reorden automático revisa el total del negocio antes de sugerir un pedido al proveedor.
• Reporte por sucursal. Qué se vende en cada local, qué se queda parado y qué conviene mover.

Un ejemplo de cómo se ve la existencia al momento del lado del cliente es el catálogo que hice para Mayoreo del Sur, una refaccionaria de Veracruz: muestra existencia y precio al momento y aparta la pieza por WhatsApp. Y en el ERP de Mahexa Forestal, el control de inventario y envíos vive en el mismo sistema que las ventas y la producción, en lugar de hojas sueltas y chats.

Qué se hace primero (y qué no)

Primero se ordena el catálogo, después se separan las ubicaciones. Ponerle sucursales a un catálogo con códigos repetidos solo duplica el desorden.

El orden que funciona:

1. Diagnóstico. Cuántas ventas se pierden por “no hay”, cuánto se compra de más y en qué punto se cae el registro. De ahí sale el costo en pesos.
2. Un código por producto. Igual en todas las sucursales.
3. Conteo inicial por ubicación. Un solo día, las dos bodegas.
4. Traspasos con salida y entrada. Es lo que más dinero devuelve al principio.
5. Compras y reportes. Cuando lo anterior ya es confiable.

Tampoco es un problema que se arregle poniendo inteligencia artificial encima. No necesitas más herramientas, necesitas mejores sistemas: si el traspaso nunca se registró, ningún modelo sabe dónde está la mercancía.

Un ejemplo situado en Xalapa

Piensa en una ferretería con matriz en el centro de Xalapa y una sucursal sobre la carretera a Coatepec. La matriz recibe a los proveedores y surte a la sucursal dos veces por semana con la camioneta.

Hoy, cada local lleva su hoja. Cuando un plomero pide una pieza en la sucursal y no aparece, el mostrador llama a la matriz; si nadie contesta, el cliente se va. Los traspasos se anotan en una libreta que se queda en la camioneta. Y cuando la sucursal se queda sin algo, a veces lo pide directo al proveedor aunque la matriz tenga de sobra.

Con un inventario por ubicación, el mostrador de la sucursal ve en su pantalla que la matriz tiene la pieza, la aparta y la manda en la siguiente vuelta, o le dice al cliente dónde recogerla. La salida de la camioneta queda registrada y la sucursal confirma lo que llegó. Las bodegas son las mismas; lo que cambió es que las dos se ven desde cualquier mostrador.

Siguiente paso

Si en tu negocio se dice “no hay” con la pieza en la otra sucursal, el problema no es el vendedor: es que la existencia de la otra bodega no está a la vista. Antes de comprar un sistema, conviene saber cuántas ventas y compras te está costando. Eso es lo que hago en un diagnóstico: mapa de la operación, cuello de botella, impacto en pesos y qué conviene resolver primero.

Agenda un diagnóstico por WhatsApp y cuéntame cómo se mueve la mercancía entre tus locales. Trabajo con negocios de Xalapa, Boca del Río, Puebla y, de forma remota, de todo México. Si lo que buscas es un sistema hecho a tu forma de operar, también puedes ver software a la medida en Xalapa.

Jahziel Cabrera · Desarrollador de software en Xalapa, Veracruz

Más de 6 años creando páginas web, chatbots de WhatsApp y software a la medida para negocios de Xalapa, Puebla y todo México. Físico por la Universidad Veracruzana, primer lugar del Datatón Anticorrupción 2022 (Sistema Nacional Anticorrupción) y coinventor de un dispositivo con registro ante el IMPI. Lo que escribo aquí sale de proyectos reales. Conóceme.